Polisi Preifatrwydd

Enw'r Awdur Prif Swyddog Gweithredol 

Cymeradwywyd gan Fwrdd y Cyfarwyddwyr 

Dyddiadau cymeradwyo Ebrill 2018 (fersiwn 1) 

Ebrill 2019 (fersiwn 2)  

Ebrill 2020 (fersiwn 3)  

Hydref 2021 (fersiwn 4) 

Dyddiad Adolygu Ebrill 2022 

​

Undeb Hoci Cymru Cyf t/a Mae Hoci Cymru (y cyfeirir ati o hyn ymlaen gan yr enw masnachu) wedi ymrwymo i brosesu gwybodaeth bersonol am ei aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid mewn ffyrdd sy'n cydymffurfio â'i rwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. 

Mae'r Polisi hwn yn rhoi eglurder i aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid ynghylch sut mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a sut mae'r wybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio gan Hoci Cymru. 

Gwybodaeth bersonol y gall Hoci Cymru ei chasglu am unigolyn 

Gall Hoci Cymru gasglu gwybodaeth bersonol pan fydd gwefan Hoci Cymru yn cael ei chyrchu, pan ddefnyddir gwasanaethau Hoci Cymru neu pan fydd unigolyn yn cysylltu â Hoci Cymru. 

Mae'r mathau o wybodaeth a gesglir yn cynnwys:  

• enwau unigol, cyfeiriadau, cyfeiriadau e-bost, rhifau ffôn a manylion cyswllt eraill 

• gwybodaeth sydd ei hangen i ddarparu gwasanaeth i unigolion, a manylion gwasanaethau Hoci Cymru a ddefnyddiwyd yn flaenorol 

• enw clwb/cwmni/rhanddeiliad, safle unigolyn yn Hoci Cymru 

• cyfeiriad e-bost clwb/cwmni/rhanddeiliad a rhif ffôn 

• gwybodaeth talu fel manylion banc, cerdyn credyd neu ddebyd 

• gwybodaeth a gasglwyd trwy wefan Hoci Cymru  

• manylion unrhyw ymholiad neu gŵyn a wnaed i Hoci Cymru 

Pam mae Hoci Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol 

Mae Hoci Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol i: 

• darparu cynhyrchion a gwasanaethau i unigolion y gofynnwyd amdanynt gan Hoci Cymru neu drydydd parti dethol 

• gwella neu wella profiad aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid o gynnyrch, gwasanaethau Hoci Cymru a'r wefan 

• gwella a datblygu gwasanaethau Hoci Cymru 

• diogelu diogelwch e.e. gwirio hunaniaeth unigolion sy'n defnyddio Hoci Cymru os yn berthnasol 

• cwrdd â rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol 

 
Os bydd unigolion yn ffonio unrhyw un o rifau ffôn Hoci Cymru, mae'n bosibl y caiff yr alwad ei recordio. Defnyddir y cofnodion hyn at ddibenion hyfforddi a rheoli ansawdd, i sicrhau monitro parhaus a gwelliant i safonau gwasanaeth cwsmeriaid. Torri'r Dudalen 

Sut mae Hoci Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol 

Hoci Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol: 

• yn uniongyrchol gan aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid: ee pan fydd aelod, partner, rhanddeiliad yn cofrestru i dderbyn gwasanaethau Hoci Cymru neu'n cofrestru ar wefan Hoci Cymru 

• gan drydydd partïon ee pan fydd rhestrau marchnata trydydd parti neu wybodaeth o'r gofrestr etholiadol yn cael eu caffael; i awdurdodi taliadau neu i wneud gwiriad hunaniaeth 

• pan ddarperir cynnyrch neu wasanaethau ynghyd â phartner busnes a chesglir y wybodaeth gan y partner busnes er mwyn i Hoci Cymru ddarparu’r cynnyrch neu’r gwasanaeth i unigolion 

Pwy sy'n gweld y wybodaeth sydd gan Hoci Cymru? 

Gellir darparu gwybodaeth bersonol aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid i drydydd partïon dethol: 

• lle mae aelodau/partneriaid/rhanddeiliaid wedi nodi eu bod yn dymuno derbyn gwybodaeth am gynnyrch, gwasanaethau neu hyrwyddiadau a allai fod o ddiddordeb iddynt 

• lle darperir gwasanaethau ynghyd â phartner busnes a bod angen datgelu’r wybodaeth iddynt er mwyn darparu’r gwasanaethau (e.e. Chwaraeon 80, Hyb Hoci) 

• ar gyfer atal twyll yn erbyn Hoci Cymru, trydydd partïon ac aelodau, partneriaid, a rhanddeiliaid 

• at ddibenion dilysu hunaniaeth 

• i atal gwyngalchu arian 

• lle mae cynhyrchion a gwasanaethau'n cael eu darparu i drydydd parti gan Hoci Cymru ee at ddibenion dilysu hunaniaeth ac atal twyll, a bod angen datgelu gwybodaeth er mwyn darparu'r gwasanaeth 

Trydydd partïon eraill (gan gynnwys yr heddlu, asiantaethau gorfodi'r gyfraith, asiantaethau cyfeirio credyd ac atal twyll a chyrff eraill) i amddiffyn Hoci Cymru neu hawliau, eiddo neu ddiogelwch person arall ee 

• i gyfnewid gwybodaeth i amddiffyn rhag twyll ac i leihau risgiau talu, os yw'n berthnasol 

• mewn cysylltiad ag atal a chanfod trosedd 

Trosglwyddo gwybodaeth bersonol y tu allan i'r DU 

Mae’n bosibl y bydd angen i Hoci Cymru drosglwyddo gwybodaeth bersonol am aelodau/partneriaid/rhanddeiliaid i drydydd partïon sydd wedi’u lleoli y tu allan i’r DU. Wrth wneud hynny, bydd Hoci Cymru yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei diogelu i lefel sy'n bodloni gofynion cyfraith y DU. 

Cadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel 

Mae Hoci Cymru wedi ymrwymo i gadw gwybodaeth bersonol aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid yn ddiogel er mwyn diogelu'r wybodaeth bersonol rhag cael ei chyrchu, ei defnyddio, ei rhannu neu ei dinistrio yn amhriodol neu'n ddamweiniol, ac yn erbyn colled. 

Am ba mor hir rydym yn cadw gwybodaeth bersonol 

Bydd Hoci Cymru ond yn cadw gwybodaeth bersonol aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid am gyhyd ag sydd ei angen i gyflawni diben penodol neu fodloni rhwymedigaeth benodol. 

Cadw gwybodaeth bersonol yn gywir 

Bydd Hoci Cymru yn sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n gywir ac yn gyfredol cyn belled ag sy’n rhesymol bosibl.  

Cydnabyddir bod Hoci Cymru yn dibynnu ar aelodau, partneriaid, a rhanddeiliaid i sicrhau bod unrhyw wybodaeth bersonol a gedwir yn gywir ac yn gyfredol.  

Yn unol â hynny, anogir aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid i hysbysu Hoci Cymru am unrhyw newidiadau i wybodaeth bersonol. 

Sut i gael mynediad at wybodaeth bersonol 

Mae Hoci Cymru yn rhoi mynediad i aelodau, partneriaid a rhanddeiliaid at eu gwybodaeth bersonol a’r cyfle i ddiwygio a diweddaru manylion neu ddewisiadau cyfathrebu (gan gynnwys caniatâd i dderbyn cyfathrebiadau marchnata) er mwyn cadw’r wybodaeth yn gyfredol ac yn gywir._cc781905- 5cde-3194-bb3b-136bad5cf58d_

Gellir gofyn am fanylion y wybodaeth bersonol a gedwir drwy gysylltu â Hoci Cymru: 

• Rhaid gwneud ceisiadau yn ysgrifenedig 

• Rhaid darparu prawf adnabod 

• Digon o fanylion i ddod o hyd i wybodaeth bersonol (er enghraifft, dyddiadau a manylion gwefan, cynhyrchion neu wasanaethau a ddefnyddiwyd) 

• Gellir darparu ffurflen gais ddewisol i gynorthwyo Hoci Cymru i ddod o hyd i'r wybodaeth y gofynnwyd amdani 

Marchnata 

Gall aelod/partner/rhanddeiliad ofyn am wybodaeth am gynnyrch a gwasanaethau a allai fod o ddiddordeb iddynt, fodd bynnag, ni fydd Hoci Cymru yn darparu gwybodaeth nad yw'n berthnasol i'r cais.  Aelod/ partner / gall rhanddeiliad optio allan o unrhyw gais am wybodaeth os nad oes ei angen mwyach. 

Newidiadau i Bolisi Preifatrwydd Hoci Cymru 

Bydd y Polisi Preifatrwydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd, ac unrhyw ddiweddariadau yn cael eu cynnwys mewn fersiynau dilynol o'r polisi.  Diweddarwyd y Polisi Preifatrwydd hwn ddiwethaf Hydref 2021.